はじめに

こんにちは。株式会社divxのエンジニア、黒です。
本記事では、AIが職場でどのようにコミュニケーションを改善し、時間を有効活用する手助けとなっているかについて、自分の経験をもとにご紹介します。
現代の職場では、コミュニケーションが鍵を握っています。特にエンジニアの現場では、技術的な問題を解決するためにスムーズなやり取りが欠かせません。しかし、経験豊富なエンジニアと新人エンジニアの間には、コミュニケーションのギャップが存在することも事実です。
このような課題を解決するために、AIが職場のコミュニケーションをどのように効果的に改善するかを具体的にご紹介します。

エンジニアリングにおけるコミュニケーションの難しさ

エンジニアとして働く中で、「何がわからないのか」「どのように質問を形成するべきか」がわからない状況に多くの方が直面します。これらはエンジニアに限らず、多くの職種でも共通する課題です。このような状況では、AIの力を借りて問題を効果的に整理し、伝える方法を身につけることが重要です。
私が疑問を抱えたとき、まず実行するのは自分の思考を全て書き出すことです。
これは、頭の中で漠然としている疑問点を具体化するための第一歩です。この段階では、質問や考えの粒度にかかわらず、とにかく記載します。この過程はアイデアをアウトライン化し、どこに知識のギャップがあるのかを見つける手助けになります。
次に、書き出した内容をAIに投げかけ、最終的な質問にまとめます。
このAI活用のステップでは、AIが質問の焦点を明確化し、無駄な部分を削ぎ落としてくれます。結果的に、質問に使う時間を大幅に短縮でき、内容もより正確で明白になります。質問を受ける相手にとっても、明瞭で的を射た文章が提示されるため、理解が容易となります。
さらに、技術以外の事柄で上司や他の部署に質問をするときにもAIは役立ちます。AIを活用することで、文書の誤字や脱字をチェックし、言い回しを整えることができ、結果としてスムーズなやり取りが可能になります。これにより、コミュニケーションの質が向上し、誤解なく迅速に対応してもらえる可能性が高まります。
このように、AIをサポート手段として活用することで、自分自身のコミュニケーション能力を高め、業務全体の効率を向上させることができます。問題が複雑であるほど、このプロセスは効果を発揮し、日常の作業における頼りになる武器となるでしょう。

AI導入のメリットとデメリット

メリット

AIの導入は、職場コミュニケーションの質を高める多くのメリットがあります。まず、時間効率の向上です。AIを活用することで、業務におけるさまざまなプロセスを迅速化できます。
たとえば、質問内容の整理や情報検索がスムーズに行えるため、多くの作業時間を節約でき、その結果、他の重要な業務に集中できる時間を確保できます。
次に、AIによって正確なコミュニケーションを促進することができます。誤字脱字や曖昧な表現を修正し、正確で明確なコミュニケーションを支援します。これにより、チーム内や顧客とのやり取りにおいて誤解が生じにくくなり、スムーズなコミュニケーションが可能となります。
さらに、業務の効率化と質の向上もAI導入の大きなメリットです。

デメリット

一方で、デメリットとして、AIへの依存が過度になると、自分自身で問題を解決するスキルが低下する危険性もあります。AIをツールとして賢く利用しながら、自分の判断力やスキルを磨き続けることが重要です。
また、情報漏洩のリスクもあります。ChatGPTなど一般的なAIシステムでは、入力された情報がAIの学習データとして利用される可能性があるため、機密情報を入力する際には注意が必要です。

AI導入

私たちの会社では、リスクを軽減しつつ、情報の安全性を確保して利用するために「DIVX GAI」を導入しています。これはコードレビューや文書校閲の際に力を発揮し、人間が見落としがちな部分を補完することで、業務全体の質を向上させます。
さらに、「DIVX GAI」はカスタマイズ性に優れており、RAG（Retrieval-Augmented Generation）技術を活用しています。この技術により、企業の開発基準やガイドラインを組み込むことが可能で、組織の方針に沿った一貫性のある成果物を確保しながら、高品質を保証します。
総じて、AIの導入は職場の効率と品質を向上させる強力な手段です。ただし、導入にあたってはそのリスクを十分に理解し、効果的に活用することが重要です。

上司からの意見

以前、私は技術的な質問をする際に長文で説明しすぎてしまい、結論がわかりにくいという指摘を上司から受けることがありました。その原因は、自分の考えが整理できていない状態で質問を始めてしまうことにありました。
これにより、受け取り手が何を知りたいのか理解するのに時間がかかり、結果的にやり取りが非効率になっていました。

上司からは、以下のような具体的なアドバイスをもらいました。

・情報を伝える際は、まず結論を述べ、その後に理由や背景を説明する。
・文章を短く簡潔にまとめ、要点だけを伝えるよう努める。
・自分が何を伝えたいかが明確でなければ、相手にとっても理解が難しくなるので、事前に要点を整理する。

これらのアドバイスを基に、質問する前に自分の話を整理し、質問内容をできるだけ具体的かつ簡潔にまとめることを心掛けました。
具体的には、AIを使って質問の下書きをチェックし、余分な部分を削ぎ落とすようにしました。この改善策を講じた後は、質問が明確になり、上司からのフィードバックも迅速かつ的確にいただけるようになりました。
結果として、コミュニケーションによる無駄な時間を減らし、業務の効率を高めることができたと感じています。これにより、上司からの質問に関する指摘などは無くなりました。

実際にAIを利用してみた

「どこがわからないかわからない」
そんなとき、業務のタスクをそのままAIに投げかけることで、迅速な回答を得ることができます。
例えば、「ブラウザでRubyを使って『Hello World』を表示させる」というタスクが来ていたら、そのままAIに「ブラウザで『Hello World』を表示させたい！」と投げます。

実際にAIに投げた文

AIから返ってきた答え

このようにしてAIから返答があると、先輩社員にもスムーズに質問を理解してもらい、迅速に回答してもらえる可能性が高くなります。

最後に

最後まで読んでいただきありがとうございます。
ぜひ皆さんもAIを活用して、自身の業務を効率化してみてください。AIは新しい視点やアイデアを得る機会を提供してくれるかもしれません。
上手に活用することで、日常の業務にゆとりが生まれ、さらに充実した時間を過ごせると思います。

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